Dokumentenmanagement: Struktur und Übersicht für das gesamte Team

Alle relevanten Dateien liegen an einem zentralen Ort, klar zugeordnet und jederzeit für alle zugänglich. Ob analoge oder elektronische Rechnungen, Berichte oder technische Dokumentationen zu Messobjekten, alles findet sich schnell wieder und bleibt im richtigen Kontext verfügbar.

Flexibilität bei Dateiformaten

Das Dokumentenmanagement unterstützt alle gängigen Dateiformate wie JPG, PNG, PDF, CSV, DOCX und strukturierte Daten. Unterschiedliche Dokumenttypen lassen sich flexibel hochladen, ablegen und verwalten, sodass Rechnungen, Berichte oder technische Dokumentationen zentral gesammelt und ordentlich organisiert bleiben. Eine Kommentarfunktion erlaubt zusätzliche Erläuterungen oder Hinweise. So greifen alle Beteiligten auf denselben, aktuellen Dokumentenstand zu und können ohne Versionschaos gemeinsam arbeiten. Perspektivisch soll dies mit dem automatisierten Import von E-Rechnungen erweitert werden, wodurch die Rechnungskontrolle automatisiert und vereinfacht wird, um Aufwand zu ersparen und Transparenz zu schaffen.

Klare Zuordnung und bessere Übersicht

Dokumente, unabhängig von Dateityp und Ersteller:in, werden direkt am passenden Messobjekt abgelegt, zum Beispiel an der Batterie, der PV-Anlage oder dem Zähler. So können direkt nach dem Einbau eines Messobjekts beispielsweise Fotos und technische Datenblätter in die Software hochgeladen werden sowie jede Rechnung. Möchte man also eine Rechnungsübersicht über alle Rechnungen, die zu diesem speziellen Messobjekt gehören, sind diese in der Software schließlich auf einen Blick übersichtlich aufgeführt. Alle relevanten Informationen sind sofort auffindbar, ohne langes Suchen und ohne Umwege. Die Ablage auf Messobjektebene sorgt für eine klare Struktur, während der Hierarchiebaum die Navigation angenehm einfach macht. Ein Klick auf das jeweilige Messobjekt genügt und alle zugehörigen und aktuellsten Dokumente erscheinen sofort. Rückfragen oder das Durchforsten verschiedener Ablageorte erübrigen sich damit.

Mehr Effizienz im Energiemanagement

Mit der neuen Dokumentenablage bleiben alle relevanten Dateien im direkten Kontext der passenden Messobjekte sichtbar. Das spart Zeit, verhindert doppelte Arbeit und erleichtert fundierte Entscheidungen.

Das Ergebnis: eine strukturierte Ablage, transparente Prozesse und produktive Teamarbeit – direkt in der GreenPocket Energiemanagement-Software.

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