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2021

Effiziente Meetings: Wir brainstormen online!

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Wie können wir gemeinsam brainstormen und Ergebnisse für alle sichtbar festhalten? Als unsere Meetings noch in Konferenzräumen stattfanden, war die Antwort klar. Da viele unserer Kolleg*innen mittlerweile aber aus dem Home Office arbeiten, mussten wir eine schnelle Lösung für unsere Online-Meetings finden. Und diese unterscheidet sich gar nicht so sehr von der vorherigen, analogen Variante: denn das Whiteboard lässt sich genauso gut online wie offline nutzen! Welche Vorteile können sich ergeben, wenn man plötzlich alte Normen überdenken muss und welche Funktionen des digitalen Flipcharts empfehlen wir?

Unter den fehlenden persönlichen Treffen hat der regelmäßige, gemeinsame Austausch erstmal gelitten. Als agiles und junges Tech-Unternehmen fiel es uns aber nicht schwer, schnell ein geeignetes Online-Tool zu finden, dass unsere Ansprüche an ein effizientes Zusammenarbeiten erfüllt und mit dem sich jeder wohlfühlt. Das Ergebnis: Vom Konferenzraum-Whiteboard zum Bildschirm-Whiteboard. Die digitale Version ist bei uns mittlerweile in sämtlichen Online-Meetings vertreten und Ergebnisse können regelmäßig dem gesamten Team präsentiert werden. Welche Vor- und Nachteile bietet das digitale Whiteboard?

Flexibel & Skalierbar

Bei der Entscheidung für ein spezielles Tool war es uns wichtig, dass es den Bedürfnissen unseres Teams nachkommt. Der für uns wichtigste Faktor im Meeting ist die gemeinsame kreative Lösungsfindung, kurz das Brainstorming. Hierfür benötigen alle Teilnehmer*innen Zugriff auf das Tool. Damit dabei kein Chaos entsteht, sollten die Ideen bei ihrer Verschriftlichung direkt strukturiert werden können. Außerdem sollte die Ideensammlung übersichtlich und auch bei späteren Abrufen noch verständlich sein.  

All diese Anforderungen lassen sich für uns mit einem Whiteboard, das sich wie eine digitale Pinnwand nutzen lässt, erfüllen. Auf diese können verschiedenfarbige Post-Its geheftet werden (z.B. in Form einer Mind-Map oder eines Flowcharts), wodurch wir direkt unsere Gedanken kategorisieren können.

Auch diffizile Problemfälle können so gemeinsam besprochen und gelöst, verschiedene Meinungen geäußert und zusammengebracht werden. Das Whiteboard eignet sich darüber hinaus auch für die Darstellung von Prozessen – z.B. für HR-Themen. Die festgehaltenen Informationen bleiben auch nach der Erstellung jederzeit verfügbar – ein Vorteil gegenüber dem analogen Flipchart. Somit können wir mit unserer Expertise nach und nach eine Wissensplattform aufbauen, in die sich jeder schnell einarbeiten kann.

Für uns hat es sich gelohnt, unsere Gewohnheiten zu überdenken. Mit dem Online-Whiteboard arbeiten wir noch papierloser und somit ökologischer. Darüber hinaus bietet der Online-Raum allen Kolleg*innen die Chance, auf verschiedene Weisen ihre Meinung zu äußern, indem sie neue Zettel anpinnen, kommentieren oder einfach nur einen Daumen hoch geben.

Keep training

Dennoch kommen digitale Flipcharts auch an ihre Grenzen: die Konzentration am Bildschirm ist für gewöhnlich nicht so ausdauernd wie in einem persönlichen Meeting. Außerdem bleiben Inhalte länger in Erinnerung, wenn diese aus einem persönlichen Austausch generiert wurden. Schließlich benötigt das Tool einige Eingewöhnungszeit und jedes Teammitglied muss erst einmal die wesentlichen Funktionen erlernen.

Daher unsere Tipps, damit es online trotzdem klappt:

·        Lange Meetings auf mehrere kleine aufteilen

·        Stetige Optimierung des Flipcharts, damit auch Außenstehende es verstehen können

·        Kurze Online-Schulungen anbieten, die eine Einführung in das Tool geben

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